چگونه Contact لیست خود را بهتر و موثر تر مدیریت کنید؟

شما ارتباط های خود یا همان Contacts را کجا نگه داری می کنید؟ موبایل، رایانه شخصی و ... امروز با وجود نرم افزار های متعدد و کارآمد می توانید لیست ارتباطات خود را در فضای وب و یکجا داشته باشید. فضای وب امروز راحت تر، امن تر و مطمئن تر از هر جای دیگر برای نگه داری لیست Contact های شما است.

موبایل، رایانه شخصی، وب و البته دفترچه تلفن از لوازمی هستند که لیست ارتباطات خود را در آن نگه می دارید. موبایل همیشه در دسترس است ولی امن و مطمئن نیست. مطمئن به این معنا که با خراب شدن موبایل، تمام ارتباطاتتان از بین می رود. رایانه شخصی امن تر است ولی همیشه در دسترستان نیست و در بعضی موارد مطمئن هم نیست.  وب فضایی امن، مطمئن و پر از امکانات است و امروزه همه جا در دسترس است.

نرم افزار های متعددی برای مدیریت لیست Contact های شما وجود دارند اما به نظر من، فراهم آورندگان سرویس ایمیل بهترین جا برای ذخیره لیست ارتباطات شما است. شما می توانید از امکانات بیشمار آنها نیز استفاده کنید. شما در تمام حساب های ایمیل خود امکانی به نام Contacts دارید. جیمیل، یاهو و هات میل این سرویس را به خوبی ارائه می دهند.

شما هم شاید مانند من حساب های ایمیل متفاوتی مانند جیمیل، یاهو، هات میل و ... داشته باشید و مطمئنا لیست ارتباطات شما در هر حساب متفاوت و یا تکراری است. پیشنهاد من این است که حتما تمام لیست را یکجا نگه دارید. برای این کار در تمام سرویس ها می توانید از گزینه Import/Export استفاده کنید و Contact های یاهو خود را به جیمیل و یا حتی به Outlook و موبایل خود منتقل کنید(و بر عکس). این امر باعث خواهد شد Contact های خود را یکجا داشته باشید و بتوانید یک ایمیل را برای یک گروه و یا همه تماس های خود بفرستید. با این روش کسی از قلم نخواهد افتاد!

زمانی که ارتباطات خود را متمرکز می کنید تعدادی از ارتباط ها تکراری وارد می شوند. هات میل و جیمیل این امکان را به شما می دهند که (از روی آدرس ایمیل) تکراری ها را پاک کنید. شما در تمام سرویس دهنده ها به کمک امکان Find Duplicates و سپس Merge کردن آنها می توانید تکراری ها را حذف کنید. حذف ارتباطات قدیمی و منقضی شده بر عهده خودتان است.

تمام سرویس دهندگان امکان گروه بندی را به شما خواهند داد. شما با این کار می توانید ایمیل تبریک سال نو را به سرعت فقط برای اعضای خانواده خود بفرستید.

برای هر Contact شما می توانید اطلاعات دیگری را در نظر بگیرید. مانند وب سایت، آی دی تویتر و فیس بوک و ... سعی کنید اطلاعات را به مرور کامل کنید تا زمان مناسب بهترین استفاده را از ارتباطات خود ببرید. شاید این کار یکی دیگر از گام های استفاده از تکنولوژی برای کاهش هزینه های شما باشد.

بسیاری از مدیران شرکت های تجاری از نرم افزار Outlook استفاده می کنند. اگر شما هم می خواهید لیست ارتباطات خود را در جیمیل داشته باشید می توانید به سادگی جیمیل را به عنوان سرویس دهنده دامنه(Domain) خود انتخاب کنید. شما می توانید آدرس ایمیل info@your-domain.com را در جیمیل خود چک کنید و از بخش Contacts جیمیل نیز لیست ارتباط هایتان را مدیریت کنید.